تختلف قدرة الأشخاص على الإنجاز، فقد يتساوى شخصان في حجم المجهود الذي يبذلانه لكنهما يختلفان تماماً في حجم الإنجاز الناتج عن هذا المجهود.
وفي هذا السياق أبرز "فوربس" عدداً من الأسرار التي تميز الأشخاص الأكثر إنجازاً عن الآخرين.
أسرار زيادة القدرة على الإنجاز والإنتاجية
- التركيز على الدقائق لا الساعات
- الأشخاص العاديون يحددون جدول أعمالهم بالساعات وأنصاف الساعات أما الأشخاص الأكثر إنجازاً فيحددونه بالدقيقة، وينظرون إلى اليوم على أنه يتكون من 1440 دقيقة، ويحملون تقديراً هائلاً لقيمة الوقت لأنهم يدركون أن المال المفقود يمكن تعويضه واستعادته بل وأكثر منه، أما الوقت الذي يضيع فمن المستحيل استعادته مرة أخرى.
- وأكدت البطلة الأوليمبية السابقة "شانون ميلر" - أكثر بطلة أمريكية في لعبة الجمباز حاصلة على ميداليات وتعتبر من أعظم اللاعبات بالولايات المتحدة أنها تحرص على وضع جدول يومي يعتمد على الدقائق، فمن يريد إتقان إدارة حياته عليه أولاً أن يتقن إدارة دقائقه.
- التركيز على هدف واحد
- المنجزون الاستثنائيون يعلمون تحديداً أهم أولوياتهم ويخصصون فترة الصباح الأولى للعمل على إنجازها حيث تقل مشتتات التركيز في تلك الفترة، وينصح خبراء تنمية الموارد البشرية بتخصيص الجزء الأول من اليوم لإنجاز المهام التي تقدم أكبر فائدة للنشاط وتسرع ببلوغ الأهداف.
- أما الأشخاص الأقل إنتاجية فيميلون لاستخدام قوائم المهام الطويلة التي يعجزون عن إنجاز نصفها، وينعكس ذلك سلباً على حالتهم النفسية وقدرتهم على النوم المريح.
- توقع التصرفات الذاتية المستقبلية
- كثير من الناس يتخذون قرارات اعتماداً على توقعاتهم لتصرفاتهم المستقبلية، لكن في الكثير من الأحيان لا تتحقق تلك التوقعات فتكبدهم خسائر ونتائج سلبية متباينة، على سبيل المثال قد يشتري الشخص كميات كبيرة من الخضروات لأنه يعتزم تناول السلطة طوال أيام الأسبوع، لكنه لا يفعل ذلك في الواقع وينتهي الأمر بالخضراوات إلى سلة المهملات، أو يشتري جهازاً رياضياً لأنه يخطط لممارسة الرياضة بانتظام، لكنه لا يفعل ولا يُخرج الجهاز حتى من عبوته.
- أما المنجزون فلديهم القدرة على التنبؤ الصحيح بتصرفاتهم المستقبلية مما يمكنهم من صنع قرارات سليمة تعتمد على تقييم واقعي لنشاطهم الذاتي.
- التوزيع المناسب للوقت
- هناك دائماً العديد من المهام المطلوب إنجازها، وهي قائمة لا تنتهي، وحتى لا يضيع الإنسان في خضم هذه القائمة عليه تحديد الأشياء التي تحمل له قيمة أكبر في الحياة إلى جانب العمل، وهي تختلف من شخص لآخر، فهناك من يفضل قضاء الوقت مع العائلة أو ممارسة الرياضة أو مساعدة الآخرين.
- ويحرص المنجزون على تقسيم دقائق اليوم الـ 1440 بين هذه الأنشطة المختلفة.
- حمل مفكرة
- يحرص المنجزون على تنقية أذهانهم أولاً بأول بتدوين كافة الأفكار التي ترد إليهم في مفكرة يحملونها معهم أينما ذهبوا، ومن بينهم الملياردير البريطاني "ريتشارد برانسون" ــ صاحب مجموعة "فيرجين" ــ ورائد الشحن اليوناني "أرسطو أوناسيس" ــ أحد أغنى أغنياء العالم في زمانه.
- فالأول أرجع نجاح "فيرجن" لهذه الممارسة، والثاني كان ينصح رواد الأعمال بحمل مفكرة دائماً لتدوين كل شيء، ووصف ذلك بأنه "درس يساوي مليون دولار ولا تعلمه كليات الاقتصاد".
- التفقد السريع للبريد الإلكتروني
- الأفراد الأكثر إنتاجية لا يتفقدون بريدهم الإلكتروني طوال الوقت، بل يخصصون وقتاً محدداً خلال اليوم لتفقده بسرعة وكفاءة مثله مثل أي شيء آخر على جدول أعمالهم.
- تجنب الاجتماعات
- يحاول المنجزون تجنب حضور وعقد الاجتماعات قدر المستطاع، فهم يدركون أنها "تقتل الوقت"، فهي قد تبدأ متأخرة وتضم أشخاصا غير مناسبين وتستغرق وقتاً طويلاً وتتفرع لقضايا غير مرتبطة بالموضوع الرئيسي.
- وإذا اضطر الشخص إلى عقد اجتماع فعليه أن يحرص على تخصيص فترة قصيرة ومحددة لإنهائه.
- تجنب الأنشطة ذات الفوائد المحدودة
- اليوم لا يكفي لإنجاز كافة الأشياء المعروضة على الإنسان، لذلك عليه أن يركز فقط على الأنشطة التي تعطي فائدة عظيمة ويهمل الأشياء ذات الفوائد المحدودة.
- والمنجزون يتبعون قاعدة "80/20"، فهم يدركون أن 80% من النتائج الأكثر الإيجابية تأتي من 20% فقط من النشاطات الأكثر أهمية، فيركزون على هذه النشاطات ويتجاهلون البقية.
- عدم التردد في الاستشارة
- الأشخاص الأكثر إنتاجية لا يترددون لحظة واحدة في الاستفسار عن كيفية إنجاز المهام، فهم لا يسألون أنفسهم "كيف أنجز هذا الشيء؟" وإنما يسألون "كيف يتم إنجاز هذا الشيء؟"، فكل هدفهم هو إتمام المهمة على أكمل وجه وبأسرع وقت سواء بالجهود الذاتية أو الاستعانة بالآخرين.
- تخصيص أيام محددة لكل مهمة
- الشخصيات الأكثر نجاحاً تخصص أياماً محددة لأغراض محددة، فمثلاً تخصص أيام الإثنين لإجراء الاجتماعات والثلاثاء لمتابعة الأمور الإدارية والمالية وهكذا، وهذا يعزز كفاءة إدارة الوقت ويثمر أفضل النتائج.
- التعامل مع الشيء مرة واحدة فقط
- الكثير من الناس يؤجلون مهاما بسيطة لا يستغرق إنجازها بضعة دقائق طوال الوقت، فمثلاً يقرأون إحدى الرسائل على بريدهم الإلكتروني أو إحدى الفواتير المطلوب تحصيلها ثم يؤجلون بت القرار فيها لوقت لاحق.
- أما المنجزون فلا يسمحون بالتعامل مع نفس الشيء مرة واحدة فقط، فإذا تصادف وقوع نظرهم على هذا البريد أو هذه الفاتورة فإنهم ينهون الأمور المتعلقة بهما في نفس اللحظة طالما لا تستغرق سوى دقائق معدودة، وهذا يخفف الضغط النفسي على الشخص لأنه سيزيح هذه المهام البسيطة من الخلفية الذهنية، كما لن يضطروا لتضييع وقت آخر مستقبلاً لإعادة قراءتها والبت فيها.
- الروتين الصباحي
- معظم الناجحين لديهم هذا القاسم المشترك على اختلاف شرائحهم وهو الحفاظ على روتين صباحي يدعم أوضاعهم الصحية والنفسية لتعزيز أدائهم وقدرتهم على الإنتاج بقية اليوم.
- ومع اختلاف مكونات هذا الروتين من شخصية لأخرى فهناك قواسم مشتركة بينها جميعاً وهي دعم الجسم بتناول الفطور الصحي وقدر كبير من الماء الصافي وممارسة نشاط رياضي خفيف، ودعم الذهن بالأنشطة الروحية كالصلاة والتأمل والقراءة التحفيزية وتفقد الجرائد.
- الطاقة كل شيء
- الإنسان لا يستطيع زيادة عدد الدقائق خلال اليوم، لكن يمكنه زيادة مستوى طاقته الذاتية لاستغلال هذه الدقائق على النحو الأمثل، وتحسين مستويات الطاقة سيؤدي بطبيعة الحال لتعزيز الانتباه والتركيز والإنتاجية والقدرة على اتخاذ القرار.
- والشخصيات الأكثر نجاحاً يحرصون على دعم هذه الطاقة، فلا يتخلون عن إحدى الوجبات الرئيسية أو عدد ساعات النوم المناسبة أو فترات الاستراحة على عكس غيرهم الذين قد يفعلون ذلك من أجل تحقيق المزيد من المال أو مهام العمل وغيرها من الأمور المادية، فهم ينظرون إلى الطعام على أنه "وقود" و"النوم" على أنه "وسيلة للتعافي إعادة الشحن" وفترات الراحة على أنها "فرصة لزيادة الحماس للعمل".
وفي هذا السياق أبرز "فوربس" عدداً من الأسرار التي تميز الأشخاص الأكثر إنجازاً عن الآخرين.
أسرار زيادة القدرة على الإنجاز والإنتاجية
- التركيز على الدقائق لا الساعات
- الأشخاص العاديون يحددون جدول أعمالهم بالساعات وأنصاف الساعات أما الأشخاص الأكثر إنجازاً فيحددونه بالدقيقة، وينظرون إلى اليوم على أنه يتكون من 1440 دقيقة، ويحملون تقديراً هائلاً لقيمة الوقت لأنهم يدركون أن المال المفقود يمكن تعويضه واستعادته بل وأكثر منه، أما الوقت الذي يضيع فمن المستحيل استعادته مرة أخرى.
- وأكدت البطلة الأوليمبية السابقة "شانون ميلر" - أكثر بطلة أمريكية في لعبة الجمباز حاصلة على ميداليات وتعتبر من أعظم اللاعبات بالولايات المتحدة أنها تحرص على وضع جدول يومي يعتمد على الدقائق، فمن يريد إتقان إدارة حياته عليه أولاً أن يتقن إدارة دقائقه.
- التركيز على هدف واحد
- المنجزون الاستثنائيون يعلمون تحديداً أهم أولوياتهم ويخصصون فترة الصباح الأولى للعمل على إنجازها حيث تقل مشتتات التركيز في تلك الفترة، وينصح خبراء تنمية الموارد البشرية بتخصيص الجزء الأول من اليوم لإنجاز المهام التي تقدم أكبر فائدة للنشاط وتسرع ببلوغ الأهداف.
- أما الأشخاص الأقل إنتاجية فيميلون لاستخدام قوائم المهام الطويلة التي يعجزون عن إنجاز نصفها، وينعكس ذلك سلباً على حالتهم النفسية وقدرتهم على النوم المريح.
- توقع التصرفات الذاتية المستقبلية
- كثير من الناس يتخذون قرارات اعتماداً على توقعاتهم لتصرفاتهم المستقبلية، لكن في الكثير من الأحيان لا تتحقق تلك التوقعات فتكبدهم خسائر ونتائج سلبية متباينة، على سبيل المثال قد يشتري الشخص كميات كبيرة من الخضروات لأنه يعتزم تناول السلطة طوال أيام الأسبوع، لكنه لا يفعل ذلك في الواقع وينتهي الأمر بالخضراوات إلى سلة المهملات، أو يشتري جهازاً رياضياً لأنه يخطط لممارسة الرياضة بانتظام، لكنه لا يفعل ولا يُخرج الجهاز حتى من عبوته.
- أما المنجزون فلديهم القدرة على التنبؤ الصحيح بتصرفاتهم المستقبلية مما يمكنهم من صنع قرارات سليمة تعتمد على تقييم واقعي لنشاطهم الذاتي.
- التوزيع المناسب للوقت
- هناك دائماً العديد من المهام المطلوب إنجازها، وهي قائمة لا تنتهي، وحتى لا يضيع الإنسان في خضم هذه القائمة عليه تحديد الأشياء التي تحمل له قيمة أكبر في الحياة إلى جانب العمل، وهي تختلف من شخص لآخر، فهناك من يفضل قضاء الوقت مع العائلة أو ممارسة الرياضة أو مساعدة الآخرين.
- ويحرص المنجزون على تقسيم دقائق اليوم الـ 1440 بين هذه الأنشطة المختلفة.
- حمل مفكرة
- يحرص المنجزون على تنقية أذهانهم أولاً بأول بتدوين كافة الأفكار التي ترد إليهم في مفكرة يحملونها معهم أينما ذهبوا، ومن بينهم الملياردير البريطاني "ريتشارد برانسون" ــ صاحب مجموعة "فيرجين" ــ ورائد الشحن اليوناني "أرسطو أوناسيس" ــ أحد أغنى أغنياء العالم في زمانه.
- فالأول أرجع نجاح "فيرجن" لهذه الممارسة، والثاني كان ينصح رواد الأعمال بحمل مفكرة دائماً لتدوين كل شيء، ووصف ذلك بأنه "درس يساوي مليون دولار ولا تعلمه كليات الاقتصاد".
- التفقد السريع للبريد الإلكتروني
- الأفراد الأكثر إنتاجية لا يتفقدون بريدهم الإلكتروني طوال الوقت، بل يخصصون وقتاً محدداً خلال اليوم لتفقده بسرعة وكفاءة مثله مثل أي شيء آخر على جدول أعمالهم.
- تجنب الاجتماعات
- يحاول المنجزون تجنب حضور وعقد الاجتماعات قدر المستطاع، فهم يدركون أنها "تقتل الوقت"، فهي قد تبدأ متأخرة وتضم أشخاصا غير مناسبين وتستغرق وقتاً طويلاً وتتفرع لقضايا غير مرتبطة بالموضوع الرئيسي.
- وإذا اضطر الشخص إلى عقد اجتماع فعليه أن يحرص على تخصيص فترة قصيرة ومحددة لإنهائه.
- تجنب الأنشطة ذات الفوائد المحدودة
- اليوم لا يكفي لإنجاز كافة الأشياء المعروضة على الإنسان، لذلك عليه أن يركز فقط على الأنشطة التي تعطي فائدة عظيمة ويهمل الأشياء ذات الفوائد المحدودة.
- والمنجزون يتبعون قاعدة "80/20"، فهم يدركون أن 80% من النتائج الأكثر الإيجابية تأتي من 20% فقط من النشاطات الأكثر أهمية، فيركزون على هذه النشاطات ويتجاهلون البقية.
- عدم التردد في الاستشارة
- الأشخاص الأكثر إنتاجية لا يترددون لحظة واحدة في الاستفسار عن كيفية إنجاز المهام، فهم لا يسألون أنفسهم "كيف أنجز هذا الشيء؟" وإنما يسألون "كيف يتم إنجاز هذا الشيء؟"، فكل هدفهم هو إتمام المهمة على أكمل وجه وبأسرع وقت سواء بالجهود الذاتية أو الاستعانة بالآخرين.
- تخصيص أيام محددة لكل مهمة
- الشخصيات الأكثر نجاحاً تخصص أياماً محددة لأغراض محددة، فمثلاً تخصص أيام الإثنين لإجراء الاجتماعات والثلاثاء لمتابعة الأمور الإدارية والمالية وهكذا، وهذا يعزز كفاءة إدارة الوقت ويثمر أفضل النتائج.
- التعامل مع الشيء مرة واحدة فقط
- الكثير من الناس يؤجلون مهاما بسيطة لا يستغرق إنجازها بضعة دقائق طوال الوقت، فمثلاً يقرأون إحدى الرسائل على بريدهم الإلكتروني أو إحدى الفواتير المطلوب تحصيلها ثم يؤجلون بت القرار فيها لوقت لاحق.
- أما المنجزون فلا يسمحون بالتعامل مع نفس الشيء مرة واحدة فقط، فإذا تصادف وقوع نظرهم على هذا البريد أو هذه الفاتورة فإنهم ينهون الأمور المتعلقة بهما في نفس اللحظة طالما لا تستغرق سوى دقائق معدودة، وهذا يخفف الضغط النفسي على الشخص لأنه سيزيح هذه المهام البسيطة من الخلفية الذهنية، كما لن يضطروا لتضييع وقت آخر مستقبلاً لإعادة قراءتها والبت فيها.
- الروتين الصباحي
- معظم الناجحين لديهم هذا القاسم المشترك على اختلاف شرائحهم وهو الحفاظ على روتين صباحي يدعم أوضاعهم الصحية والنفسية لتعزيز أدائهم وقدرتهم على الإنتاج بقية اليوم.
- ومع اختلاف مكونات هذا الروتين من شخصية لأخرى فهناك قواسم مشتركة بينها جميعاً وهي دعم الجسم بتناول الفطور الصحي وقدر كبير من الماء الصافي وممارسة نشاط رياضي خفيف، ودعم الذهن بالأنشطة الروحية كالصلاة والتأمل والقراءة التحفيزية وتفقد الجرائد.
- الطاقة كل شيء
- الإنسان لا يستطيع زيادة عدد الدقائق خلال اليوم، لكن يمكنه زيادة مستوى طاقته الذاتية لاستغلال هذه الدقائق على النحو الأمثل، وتحسين مستويات الطاقة سيؤدي بطبيعة الحال لتعزيز الانتباه والتركيز والإنتاجية والقدرة على اتخاذ القرار.
- والشخصيات الأكثر نجاحاً يحرصون على دعم هذه الطاقة، فلا يتخلون عن إحدى الوجبات الرئيسية أو عدد ساعات النوم المناسبة أو فترات الاستراحة على عكس غيرهم الذين قد يفعلون ذلك من أجل تحقيق المزيد من المال أو مهام العمل وغيرها من الأمور المادية، فهم ينظرون إلى الطعام على أنه "وقود" و"النوم" على أنه "وسيلة للتعافي إعادة الشحن" وفترات الراحة على أنها "فرصة لزيادة الحماس للعمل".